» » Инвентаризация за год и особенности ее проведения

Инвентаризация за год и особенности ее проведения


По окончании года все организации должны составить бухгалтерский отчёт. Инвентаризация активов является одним из важных направлений в учетной политике компании.

Закончился календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно – составить годовой бухгалтерский отчёт. А перед отчётностью что нужно сделать? Не знаете? Конечно, знаете – инвентаризацию нужно провести. Где об этом сказано? В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" в статье 11, которая так и называется – «Инвентаризация активов и обязательств». В этой статье, понятно, никаких особенностей проведения инвентаризации не указано. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учётных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.

Периодичность проведения инвентаризации


При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована – любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:
  • в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утверждён Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н),
  • пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации»,
  • пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

 
Инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учёт. И даже те, кто является субъектом малого предпринимательства. И те, кто не подлежат обязательному аудиту. И те, кто применяет УСН или ЕНВД. Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано! Так что, нравится это или нет, но малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Прежде, чем мы пойдём дальше, отмечу, что если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет – ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД… Вообще никто!  Значит, можно не проводить инвентаризацию? М-да, вопрос, однако… Если вам уж так сильно не хочется – не проводите. Но, вообще-то говоря, надо! Ну, правила игры такие существуют в бухгалтерском учёте. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом – неужели руководству организации не интересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учётных объектов и задолженностями? Поэтому, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Этапы инвентаризации


Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения инвентаризации вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее – просто Указания), практическим опытом и здравым смыслом. Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Отлично. А она у нас есть? Нет? Значит, надо создать.

А кого в неё включить? Обратимся к пункту 2.3 Указаний – «В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты». В переводе с канцелярского на русский это означает – «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение – материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Почему? Ну, вообще-то говоря, при инвентаризации проводится сверка фактических данных с учётными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя? Зачем тогда вообще инвентаризация нужна?

Напрямую, в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть – чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

После того, как комиссию создали нужно определиться со сроками проведения инвентаризации. В смысле – когда она начнётся и закончится и по состоянию на какую дату она будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учётной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Далее уже идёт рутинный процесс. Вооружённая инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учёта на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь – сличать то, что написано в ведомости с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Сразу предвижу вопрос – хорошо, мы легко можем сверить с данными учёта фактическое наличие имущества, это не проблема. А как нам быть с имуществом, которое в учёте не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И всё - из бухгалтерского учёта объект исчезает. Что делать? Ничего? Ответ неправильный. А правильный таков – нужно вести количественный учёт такого имущества. В штуках. Да-да, не удивляйтесь, именно так. Раз имущество ещё используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр – хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И всё будет на виду. Не хотите его учитывать? Жаль. Вообще-то, это надо делать. Во всяком случае, Минфин настоятельно рекомендует это (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Учет чужого имущества


А вот ещё другая ситуация. Сотрудник принёс кое-что из дома к себе в контору. Причём не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты.

Первый вариант (разумеется, неправильный) – не делать ничего. Типа - мой шкаф, куда хочу, туда и тащу, где стоит, там пусть и стоит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Я-то знаю, что он мой!.. Сталкивались с такой позицией? Сколько угодно. Но, как уже было сказано выше, этот вариант правильным не является.

А как правильно? А вот как – заключить договор хранения. И все дела. И будет учитываться этот шкаф в забалансовом учёте (на счёте 002) в условной оценке. То есть в той, какую мы сами ему определили. Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат инвентаризации. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны – можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на организацию за нарушение порядка и полноты проведения инвентаризации никакие санкции. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Излишки и недостачи


Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решение по выявленным расхождениям. С излишками всё просто – это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен её возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты (что, в принципе, одно и то же – вспомним гениального Шекспира - «Где виноваты все – виновных нет» (из комедии «Бесплодные усилия любви»)), тогда недостача – однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут – его нет в списке расходов, приведённых в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяют общую систему, особо не злорадствуют – им тоже списать недостачу в «налоговом учёте» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей её точно не бывает. Так что в бухучёте расходы будут, а в налоговом – нет.

Инвентаризация расчетов


Теперь поговорим об инвентаризации расчётов. Тут всё просто – взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали – значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчётам, то придётся заниматься выяснением истины – кто из двух сторон прав, и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить инвентаризацию расчётов на основании актов сверки - это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведём итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация – действительно нужная процедура, без которой увязать учёт с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжёлая работа, требующая внимания и скрупулёзного выполнения множества формальных требований. Но что поделаешь! По-иному никак. Можно, конечно, игнорировать инвентаризацию или проводить её формально, «для галочки». Но, положа руку на сердце, кого мы при этом пытаемся обмануть? Только самих себя.



Не нашли ответ, задайте Вопрос Юристу onlain бесплатно


Консультация юриста бесплатно по телефону круглосуточно 8 (800) 333-45-16 доб. 159



Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.